BEBERAPA KESALAHAN YANG SERING TERJADI DALAM MEMBUAT INVOICE
Sudah seharusnya apa yang menjadi dokumen yang menunjukkan adanya transaksi dibuat dengan baik dan benar. Namun tetap saja pembuatan invoice masih saja salah sehingga invoice ini tidak bisa berfungsi secara maksimal.
Beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam membuat invoice mungkin juga pernah Kamu lakukan. Beberapa kesalahan dalam pembuatan invoice tersebut antara lain sebagai berikut.
Identitas tidak lengkap atau salah
Proses pembuatan invoice memang terkadang tak terhindar dari beberapa kesalahan seperti misalnya adanya identitas yang kurang atau bahkan tidak lengkap. Atau bisa saja identitas yang dicantumkan pada invoice ternyata salah misalnya dalam hal penulisan nama atau lainnya.
Dalam hal penulisan identitas perusahaan juga bisa saja pembuat invoice melupakan beberapa bagian sehingga identitas perusahaan tidak tercantum secara lengkap. Oleh karena itu dalam membuat invoice sebaiknya perhatikan dengan benar apakah Kamu sudah mencantumkan logo perusahaan dan nama perusahaan serta alamatnya secara lengkap.
Selain itu bubuhkan pula nomor telepon yang bisa dihubungi serta alamat email. Identitas perusahaan yang penting ini tentu saja tidak boleh sampai terlupakan sehingga nantinya perusahaan akan lebih tampak profesional.
Selain itu penulisan nama penerima invoice juga harus diperhatikan dengan benar. Jangan sampai ada kesalahan dalam penulisan nama sehingga Kamu terkesan tidak menghormati pelanggan.
Kesalahan dalam pembuatan invoice tidak tercantum pajak
Kesalahan dalam pembuatan invoice berikutnya adalah tidak tercantum pajak. Dalam hal ini biasanya jenis pajak yang seharusnya memang dibebankan pada pihak pelanggan adalah PPN. Seperti yang sudah diketahui bersama bahwa PPN ini merupakan singkatan dari Pajak Pertambahan Nilai dan menjadi beban bagi pelanggan yang membeli suatu produk.
PPN ini biasanya dikenakan sebesar 10% dari total pembelian barang. Demikian pula saat terjadi transaksi maka sudah seharusnya PPN ini turut dicantumkan dalam invoice. Biasnaya PPN ini dikenakan dari total tagihan sehingga hal ini bisa menjadi info tersendiri bagi pihak penerima invoice.
Format cukup sulit
Kesalahan dalam pembuatan invoice selanjutnya yang juga sering terjadi dalam proses pembuatan invoice adalah adanya format yang cukup sulit untuk dipahami terutama oleh pihak pelanggan atau penerima invoice. Dalam prakteknya memang pembuatan invoice biasanya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Namun sudah seharusnya format invoice tersebut cukup mudah untuk dimengerti dan dipahami oleh orang lain terutama oleh pihak penerima invoice. Paling tidak invoice bisa dibuat dengan format yang rapi dan tidak jauh dari nilai estetika.
Invoice yang rapi dan juga enak untuk dibaca tentu akan lebih mudah dimengerti dan dipahami oleh pihak pelanggan sehingga tujuan pembuatan invoice tersebut bisa terlaksana dan tercapai tanpa adanya kendala.
Kesalahan dalam pembuatan invoice yaitu deskripsi tidak jelas
Ada lagi kesalahan lain dalam pembuatan invoice yang juga sering terjadi yaitu adanya deskripsi yang kurang dan bahkan tidak jelas. Jadi dalam hal ini deskripsi layanan yang dicantumkan oleh pihak pembuat invoice tidaklah jelas.
Hal ini tentu saja dapat membuat penerima invoice menjadi bingung karena deskripsi sulit untuk dipahami. Deskripsi yang tidak jelas ini bukan tidak mungkin membuat pelanggan menjadi malas untuk membacanya.
Dan dampak yang lebih buruk lagi adalah pelanggan menilai perusahaan Kamu tidak lagi berperan secara profesional. Jika hal ini sampai terjadi maka perusahaan Kamu bisa saja kehilangan pelanggan sehingga pada akhirnya profit atau penghasilan perusahaan juga berkurang.
Tidak ada syarat atau ketentuan
Suatu invoice juga bisa saja dibuat dengan kesalahan lainnya yaitu tidak adanya syarat dan ketentuan yang mengikutinya. Sebenarnya memang ada hal lain yang juga harus diketahui oleh Kamu sebagai pembuat invoice.
Salah satunya adalah tidak tercantum suatu keterangan dalam invoice yang dikirimkan pada pihak pelanggan. Jadi keterangan atau catatan lainnya tidaklah tercantum pada invoice sehingga invoice menjadi kurang jelas atau tidak dapat dipahami oleh penerimanya.
Syarat dan ketentuan umumnya berisi keterangan tertentu namun seringkali dilupakan oleh pihak pembuat invoice. Hal ini bisa saja berakibat terhambatnya pembayaran dan juga hubungan antara Kamu dan pihak pelanggan menjadi terhambat.
Opsi pembayaran tidak variatif
Hal lain yang juga sering terjadi sebagai kesalahan dalam pembuatan invoice yaitu adanya opsi pembayaran yang tidak variatif. Beberapa perusahaan mungkin saja menetapkan metode pembayaran yang bertahan sejak lama dan tidak mau melakukan perubahan.
Misalnya saja pembayaran dilakukan dengan cara tunai. Padahal beberapa kebijakan mengenai pembayaran bisa saja memberatkan bagi pihak pelanggan. Kesulitan yang dihadapi oleh pelanggan dalam melakukan pembayaran ini pada akhirnya bisa saja membuatnya jadi menunda pembayaran.
Jika hal ini sampai terjadi maka bisa dikatakan bahwa kehadiran invoice tidaklah berfungsi secara maksimal. Tagihan transaksi yang harusnya menjadi beban pelanggan akhirnya harus tertunda pelunasan atau pembayarannya karena kesulitan yang dihadapi pelanggan saat harus melunasinya.
Dokumentasi berantakan
Terakhir hal yang juga termasuk menjadi kesalahan dalam pembuatan invoice adalah adanya dokumentasi invoice yang berantakan. Mungkin saja penataan dan penyimpanannya tidaklah rapi sehingga terkesan berantakan.
Di samping itu bisa saja invoice yang telah selesai dibuat tidaklah segera dikirimkan dan akhirnya terselip dan sebagainya. Dokumentasi invoice yang berantakan dapat menyebabkan terhambatnya proses pembayaran oleh pihak pelanggan.
Dan lagi invoice yang berantakan bisa juga memberikan dampak di kemudian hari dan bahkan berdampak pada kemajuan bisnis. Oleh karena itu kelengkapan invoice haruslah diperhatikan dengan benar.
Jangan sampai invoice ini terselip atau hilang dan kemudian tidak diarsipkan. Pembuatan invoice yang demikian akan menghambat perkembangan perusahaan sehingga bukan tidak mungkin Kamu menghadapi kesulitan dalam melakukan perluasan bisnis.
Beberapa kesalahan dalam pembuatan invoice seperti di atas tampaknya cukup sering terjadi dan sering dilakukan oleh pihak pembuat invoice. Hal ini pada akhirnya mengakibatkan invoice atau yang juga biasa disebut dengan istilah faktur ini tampak tidak profesional.
Untuk itu pembuatan invoice haruslah diperhatikan dan tidak boleh disepelekan. Jika Kamu saat ini sedang menjalankan bisnis atau usaha dan harus membuat invoice maka sebaiknya perhatikan dengan benar cara membuatnya.
Pahami dengan baik bagaimana cara membuat invoice dengan tepat. Selain itu proses pembuatan invoice sebaiknya dicek ulang demi menghindari beberapa kesalahan yang bahkan bisa berakibat fatal. Sebisa mungkin hindari beberapa kesalahan dalam pembuatan invoice seperti di atas, agar invoice pada akhirnya bisa berfungsi dengan baik.
Gunakan aplikasi kasir online SIDRetail yang dapat membantu Kamu membuat invoice dengan tepat. Dengan SIDRetail Kamu akan lebih mudah dalam mengatur keuangan apaun jenis usaha dan bisnis Kamu, karena lebih user friendly dan bisa diakses di mana saja. Dengan menggunakan aplikasi kasir Kamu akan mendapatkan fitur-fitur terbaru yan mendukung usaha bisnis Kamu. Sekian penjelasan tentang penjelasan aplikasi kasir yang cocok dengan bisnis kamu dari Kami
Silahkan coba demo aplikasi kasir SIDRetail Online maupun SIDRetail Platinum terlebih dahulu sebelum membeli. Jika ada pertanyaan yang kurang jelas bisa hubungi admin sidretail.id via phone atau Whats App: 082313084908 / 081234540765 atau via e-mail: admin@software-id.com. Layanan customer service Kami tersedia di via Phone/SMS/WA/Line: 082313084908 / 081234540765, Instagram: sidretail.id, dan Facebook: Sidretail ID, dan Twitter: sidretail_id.
Diposting pada tanggal: 29-9-2023